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Das Design der Konferenz muss mehrere Dimensionen gleichzeitig gestalten.
Selbst wenn die Strategie formuliert ist: Konkrete strategische Ziele entstehen nur aufgrund weiterer Ideen. Das Design der Konferenz muss sich darauf richten, zu den entscheidenden Fragestellungen Erkenntnisse zu gewinnen und zu Entscheidungen zu führen:
Die Strategiekonferenz bringt Wissen und die Erfahrung der Beteiligten so zusammen, dass die Aufgabe erfüllt wird.
Jede Präsentation sollte auf Klärung einer spezifischen Fragestellung zielen. Jeder Fragestellung braucht Input der Beteiligten. Ergebnis eines jeden Themenabschnitts sind weiter gestaltete Vorschläge, die in Entscheidungsprozesse einfließen.
Dementsprechend sind Themenblöcke, Resultate und Zusammenspiel zu planen:
Rollen sind so festzulegen, dass für die Ergebnisse wie für die Erfolgsfaktoren des Gelingens Verantwortung entsteht.
Auftraggeber, Initiator: Für Ziel und Ergebnisse.
Designteam: Für die detaillierte Agenda und die Form der Vorbereitung.
Gesamtkoordination: Für die Agenda, für den Ablauf, Lernen und Austausch, hält die Diskussion zusammen.
Koordinierender Redakteur: Sorgt für den Zielbezug vorbereiteter Beiträge, bereitet die Vortragenden vor, steuert sie in der Zeit, sorgt für Ergebnisdokumentation.
Beratendes Managementteam: Sammelt Themen und bestimmt Herausforderungen, stellt Vorinformationen zusammen, schlägt Inhalt und iele vor, Entwirft das Konzept für die Steuerung der Realisierungsschritte.
Gesamtmoderator: Leitet den Prozess an. Gruppenmoderatoren: Verhelfen Teams zu Ergebnissen.
Logistikkoordinator: Sichert technischen und logistischen Ablauf.
Der Dialog muss vor der Strategiekonferenz für die Beteiligten bereits sichtbar in Gang sein. Die Konferenz selbst muss als Beschleuniger für einen bereits angelaufenen Strategieprozess wirken und ihn verankern.
Zwei Monate vor der Konferenz entwickelt das Designteam die Fragestellungen. Was ist in der Tagung zu bearbeiten? Welchen Input brauchen wir vor dem Treffen von welchen Teilnehmern oder anderen Gruppen im Unternehmen? Möglich sind Abfragen, aber auch Interview, durchgeführt vom Designteam oder von Beauftragten. Was würden die Befragten dem Vorstand raten, um die Strategie zu realisieren? Digitale Medien können helfen, die Information schon früh zu verdichten.
Zehn Tage vor dem Treffen sind Informationspakete für die Ziele des Treffens verfügbar. Für den Auftakt des Treffens sind die Informationen bekannt. Die Beteiligten verschaffen sich damit einen gleichen Wissensstand und bereiten sich auf produktive Diskussionsbeiträge vor.
Ergebnisse der Themen und Gruppen müssen in einen zusammenhängenden Steuerungsprozess eingehen, der das Entstehen von Resultaten beobachtet, Richtung hält, Ressourcen steuert und das Engagement der Beteiligten befeuert. Er muss den Geist von Austausch, Diskussion und transparenter Entscheidung aus der Konferenz weiter verbreiten und entfalten. Der Steuerungsprozess sollte vor der Strategiekonferenz modelliert sein und in der Konferenz die Arbeit aufnehmen. Der erste Steuerungstermin nach der Konferenz sollte vor der Konferenz festliegen.
Dialog- und Abfragetechniken aus der Konferenz können in den Steuerungsprozess dauerhaft eingehen und so das strategische Gespräch lebendig halten. Tools wie Balanced Scorecard können nützlich sein, wenn sie, richtig eingesetzt, die Werte und Prioritäten im Führungsprozess bestärken.
Dieser Realisierungsprozess führt Motivation und persönliches Engagement für die nächste turnusmäßige Konferenz fort. So formiert sich der Führungsprozess um die Strategie.
HLP OrganisationsBerater coachen den Gesamtprozess zusammen mit den internen Verantwortlichen aller Rollen.