Impulse Führen und Verändern

Design Thinking in der Managementrunde

In der Managementrunde neue Lösungen zu finden ist nicht leicht. Brainstorming-Listen werden dem Problem nicht gerecht. Man kann Vorschläge außerhalb der Runde entwickeln, aber oft münden diese in einer Präsentation, die in der Runde nicht wirklich diskutiert werden kann. Die vorhandenen Erfahrungen werden nicht genutzt und Buy-in bleibt schwach.   

Eine Möglichkeit: Lassen Sie "Design Thinking" anwenden. Design Thinking macht die Aspekte der Lösung gleichzeitig greifbar und führt durch iterative Schritte. Die Runde erlebt sofort Fortschritt, stärkt damit den Zusammenhalt und produziert kreative Lösungen.

Managementprozess statt Managementmeeting

Management-Meetings sind besonders frustrierend, wenn man nicht vorangekommen ist. Und das, obwohl jedem Beteiligten die Regeln für gute Meetings bekannt sind.

Was ist das Problem? Meistens liegt es in der Orientierung der Agenda.
Management-Meetings sind Schritte in einem laufenden Managementprozess. Das Meeting steht in einer Entscheidungskette von explorieren, bewerten, Problem definieren, Lösung finden, Realisierung organisieren und Fortschritt messen.  Aufgabe des Meetings ist es, dafür die Sichtweisen zusammenzubringen. Austausch, Diskussion und Debatte sind die Mittel.

Wenn das Managementmeeting als einzelnes, sich wiederholendes Ereignis geplant wird, ist die Entscheidungskette nicht präsent. Der Erfolgsmaßstab für das Meeting fehlt. Dann bleibt die Präsentation ohne Folgerung, die Meinung ohne Vorschlag und die Information ohne Interaktion.

Der Weg: Den Entscheidungsprozess für ein Thema bis zum Ende der Realisierung durchplanen. Das Realisierungsziel klären. Die Schrittfolge, wenn nötig über mehrere Meetings, setzen. Für die Agendapunkte beschreiben, wo sie im Prozess bis zur Realisierung stehen. Das kostet Vorbereitung, aber bringt Entscheidungen, die etwas bewirken. Und das bedeutet: Energie für die Beteiligten.

Team-Power im Webmeeting steigern

Management Meetings demonstrieren Prioritäten und prägen die Zusammenarbeit von Teams, über den Termin hinaus. Das gilt auch für Web-Meetings, denn diese werden auch zukünftig einen wachsenden Anteil der Team-Kommunikation ausmachen.

Ein Zweck von Meetings sind Entscheidungen. Ergebnis ist im Idealfall Engagement der Beteiligten, indem sie gegenseitig Verantwortung für den Erfolg von Aktionen übernehmen. Mit welchem Prozess im Meeting aber die Entscheidungen und Engagement entstehen, ist nicht nur von der Kultur der Organisation abhängig, sondern prägt diese auch. Die im Meeting  gelebten stillen und offenen Regeln üben Verhaltensmuster ein, die über das Meeting hinaus die Zusammenarbeit und Kreativität prägen. In Meetings baut sich auch die Dynamik der kleinen Gruppen auf, mit der Teams und  Organisation sich auf gemeinsame Ziele richten und vernetzen.

Web-Meetings erfordern mehr Kraft und Konzentration als Präsenzmeetings. Die Kommunikation ist mehr sequentiell, die Beiträge der Teilnehmer verzahnen sich weniger., Details gewinnen Raum. Gesagtes und Gemeintes fällt auseinander. Die informelle Verständigung und Vernetzung der Einzelnen, die für abgestimmte Aktion wichtig ist, kann man über Chat oder im Nachgang des Meetings nur schwer erreichen. Und oft lässt der harte Cut zum Ende des Meetings wichtige Beschlüsse unfertig zurück. Für jetzt notwendige Klärungen fehlen Zeit und Gelegenheit, so dass rund um offene Themen auch persönliche Spannung wächst.

Eine Folge ist die wachsende emotionale Belastung der Beteiligten. Eine andere ist systemisch: Koordinationsaufgaben wandern in der Hierarchie zurück nach oben. Aber die Informationen wandern nicht mit. So geraten Selbstorganisation und Agilität in den Rückwärtsgang.

Solange Web-Meetings die Regel sind, müssen sie auch die Kultur des Teams aktiv voranbringen. Bewahren wollen führt zu Beharrung und Zerfall. Der professionelle Weg ist es, sich als Team im Web-Meeting gemeinsam selbst zu beobachten und zu verbessern. Das bedeutet, Regeln und Routinen gemeinsam zu beschreiben, zu bewerten, zu setzen, zu testen und zu optimieren. Selbstwahrnehmung ist der Schlüssel jeder Übung. Ja, das ist ein weiteres Thema, das Zeit von der Agenda abzweigt. Wie kann man neben der Arbeit effizient üben, besser zu arbeiten? Indem man an der Arbeit übt.                        

Wir empfehlen drei grundlegende Übungsfelder, die dem Team im Web-Meeting helfen kann. Ergebnisse zu erzielen und dabei seine Teamkultur auszubilden. Wie für jedes Selbsttraining hilft es auch hier, Ziele zu setzen.

  • Gemeinsame Meeting Effizienz: Ziel  ist die Produktivitätssteigerung des Teams.
    Möglichkeiten: Vor- und Nachbereitung sichern. Mindestens 30 Min. Pufferzeiten zwischen Meetings im Tagesablauf. Agenda mit Zielpunkten vorab. Dafür Verantwortlichkeit für das Erreichen und Verfolgen eines Ergebnisses. Klare Zeitslots setzen und einhalten (5-Minuten-Vielfaches). Info-Material vorab oder im Meeting mit Zeit für die Kenntnisnahme (z.B. Breakout-Zeit). Fokus im Gespräch sichern. Dafür Moderatorin bestimmen, die nicht inhaltlich teilnimmt. Fortlaufende, simultane Dokumentation der Ergebnisse.
  • Inhaltlichen Fortschritt bewerten:  Zweck ist es als Team Erfolge und Fortschritt zu erleben.
    Möglichkeiten: Ziele als mittelfristige wie kurzfristige Ergebnisse präsent halten (Leit-Chart fortschreiben), Fortschritt offen bewerten (Skala), Delta zwischen dem Ist und dem Ziel definieren (Perzentil). Differenzen definieren, Realisierungsschritte anpassen und Engagement herausfordern. Verantwortung nicht nur für Aktion, sondern für das Ergebnis übernehmen.
  • Entscheidungsqualität und Team-Power: Die Kompetenz als Team bewusst ausbauen. Möglichkeiten: Selbstbeobachtung und schnelle Einschätzung der Teamfähigkeiten, etwa auf einer Skala 1-7.  Beobachtet werden können einzelne Disziplinen wie Qualität der gemeinsamen Information, Klarheit von Zweck und Ziel, Designprozess für Alternativen, Klarheit von Entscheidungskriterien, Transparenz und Zusammenführen von Sichtweisen, Einbeziehen von Intuition bei Entscheidungen, gegenseitiges Wertschätzen in der Diskussion, Klarheit im Beschluss, produktiver Einsatz von Arbeitstechniken, Stabilität von Engagement im Team. Zwei bis drei dieser Fähigkeiten kann man ausgewählt in einem Meeting schnell einschätzen. Mit hoher Sicherheit entstehen dann schon Ideen.

Selbstbeobachtung ist die Grundlage für Verbessern, wie jede Übende weiß.   Gerade für das Management-Meeting ist es hilfreich,  dafür eine Rolle zu schaffen. Jeder Teilnehmer kann sie für eine Zeit übernehmen. Die Ära der Web-Meetings  zwingt dazu, Professionalität in Meeting und Team zu erhalten und weiter zu entwickeln.